Comment organiser une conférence?

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Comment organiser une conférence?

novembre 2019

Une conférence est un excellent moyen de communication en interne et une occasion de réunir votre communauté et vos collaborateurs.

Cependant, organiser un colloque peut parfois s’avérer être un réel challenge si cela ne fait pas parti de votre corps de métier. Entre la recherche du lieu idéal, la coordination des différents prestataires et la création de contenu, la mise en place de votre séminaire peut se montrer bien plus compliquée que prévu lorsque vous assistez déjà la direction ou gérez les ressources humaines.

MR Agency propose à travers cet article de découvrir les coulisses de l’organisation d’une conférence et les points clés afin de réussir cette dernière.

1. Choisir le lieu idéal

Le lieu de votre séminaire est un choix stratégique dans le succès de votre évènement et il est primordial qu’il soit facilement accessible et qu’il puisse s’adapter à la configuration que vous souhaitez mettre en place. 

Qu’il s’agisse d’une ambiance industrielle, comme celles des galeries MR21 et MR23, d’un style épuré comme celui de la galerie MR14 ou plus luxueux comme celui de nos appartements parisiens, tous nos lieux sont entièrement équipés et adaptés aux conférences.

MR Agency vous propose une large gamme d’espaces offrant diverses capacités d’accueil. La dernière acquisition en date de l’agence est d’ailleurs équipée d’une salle privée de projection en rez-de-chaussée vous permettant ainsi de diffuser en simultané la conférence en cours ayant lieu dans la salle principale.

La localisation est aussi primordiale. Mettant à disposition des biens situés au cœur du Marais, du 8ème arrondissement et à Saint-Germain des prés, MR Agency propose des emplacements au cœur de la capitale, dans les quartiers les plus prisés.

2. Les différents éléments à prendre en compte :

Lors d’une conférence, la configuration du lieu, soit en cabaret ou théâtre, est très importante pour le bon déroulement de votre journée d’étude. MR Agency vous propose de réaliser une maquette avec plan d’installation de façon à visualiser les différents rendus possibles. Il faut aussi prendre en compte certains paramètres tels que la disponibilité de paper board, de micro avec ou sans fil ou encore de système de vidéo projection. L’agence met à disposition un service de location de mobilier et de lighting ainsi qu’un service de design et de mise en place de scénographie.

Trouver un Key note speaker de renom pour intervenir lors de votre conférence, ou un traiteur pour la mise en place d’une pause gourmande ou d’un cocktail dinatoire, MR Agency vous accompagne dans ces démarches et vous permet de bénéficier des services de ses partenaires d’exception. Les éléments techniques tels que le WIFI haut débit pour 500 appareils et Sonos sont fournis sur nos lieux.

3. Le coût d’une conférence à Paris ?

Le coût d’une conférence à Paris varie selon le nombre de participants à votre séminaire ainsi que le choix du lieu. Sur une base de 50 participants, il faut estimer un tarif commençant à partir de 60€ par personne. A Paris, les prix sont déterminés en jour de location avec généralement un minimum d’une demi-journée de réservation imposée. De plus, il ne faut pas oublier de prendre en compte les frais annexes tels que les frais de déplacements de vos intervenants, les frais d’aménagement de l’espace ainsi que les supports de communication liés à votre journée d’étude.

Depuis plus de trois ans, MR Agency reçoit des sociétés de renom, passant de l’industrie à la mode, sur l’ensemble de ses galeries et appartements privés. Pour vos conférences, sollicitez Melissa Regan Agency pour connaitre nos disponibilités et trouver la perle rare.

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